1 INDLEDNING

1.1 Formålet med dette dokument er at informere dig om, hvordan Unisport behandler og administrerer dine personoplysninger. Nedenfor finder du som kandidat og/eller medarbejder informationer om Unisports indsamling, behandling og videregivelse af dine personoplysninger.
1.2 Som del af rekruttering af nye medarbejdere og i løbende ansættelsesforhold vil Unisport indsamle og behandle personoplysninger om dig. Personoplysningerne anvendes til brug for administrative og ledelsesmæssige formål, samt for at kunne opfylde Unisports kontraktlige og juridiske forpligtelser som arbejdsgiver.
1.3 Unisport er dataansvarlig i forhold til dine personoplysninger
1.4 Unisport indsamler og behandler dine personoplysninger lovligt og i overensstemmelse med den databeskyttelseslovgivning, der gælder for Unisport

2 FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Formålet med at Unisport indsamler og behandler dine personoplysninger er for at:

2.1 Rekruttering (før ansættelse)

2.2 Det løbende ansættelsesforhold

3 RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN

3.1 Retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger som ansøger (rekrutteringsfasen):

3.2 Retsgrundlaget for Unisports behandling af dine personoplysninger som medarbejder / tidligere medarbejdere:

Retsgrundlaget for Unisports behandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål vil i de fleste situationer være, at behandlingen er nødvendig for at:

3.3 Når det er krævet i henhold til databeskyttelseslovgivningen, vil vi indhente dit udtrykkelige samtykke som retsgrundlaget for behandling.

4 HVILKE PERSONOPLYSNINGER BEHANDLER UNISPORT

4.1 Som led i rekrutteringen indsamler og behandler Unisport følgende personoplysninger, såfremt det er tilladt i henhold til den for Unisports gældende databeskyttelseslovgivning:

4.2 Som led i dit løbende ansættelsesforhold og efter endt ansættelse, indsamler og behandler Unisport følgende personoplysninger, såfremt det er tilladt i henhold til den for Unisports gældende databeskyttelseslovgivning:

5 KILDER VI INDSAMLER OPLYSNINGER FRA

5.1 De fleste personoplysninger indsamler Unisport fra dig. Desuden observerer og udleder Unisport personoplysninger om dig som følge af dine arbejdsrelaterede aktiviteter hos Unisport. De informationer, vi anmoder dig om at udlevere, kan være af en sådan karakter, at vi i mangel af sådanne oplysninger eventuelt ikke er i stand til at tilbyde dig eller opretholder din ansættelse hos Unisport.

5.2 Unisport kan også indsamle personlige oplysninger fra tidligere arbejdsgivere, offentligt tilgængelige sociale medier (herunder men ikke begrænset til: LinkedIn, Facebook etc.), offentlige registre og andre kilder i forbindelse med indhentelse af referencer og andre ansættelsesrelaterede vurderinger.

5.3 Overvågningsmateriale fra e-mails og computere, jf. punkt 7 kan indsamles og anvendes af Unisport som led i undersøgelser til brug for disciplinære formål og som bevis under disciplinære sager eller lign.

6 BEHANDLING AF STRAFFEATTESTER

6.1 Som anført i pkt. 2.1 vil ansættelsen i visse funktioner være betinget af, at du ved påbegyndelse af ansættelsesforholdet kan fremvise en straffeattest der ikke indeholder forhold der vurderes af være modstridende med den funktion du er tiltænkt i Unisport A/S.

6.2 Unisport indhenter dit udtrykkelige samtykke til behandling af din straffeattest.

6.3 Såfremt du ikke til enhver tid kan fremvise en straffeattest der ikke indeholder forhold der er i modstrid til din ansættelse, kan det få konsekvenser for din fortsatte ansættelse.

6.4 Unisport opbevarer en kopi af din straffeattest til dokumentationsmæssige formål.

6.5 Unisport videregiver ikke din straffeattest, medmindre det er påkrævet ved lov.

7 OVERVÅGNING – E-MAILS OG INTERNET

7.1 Medarbejdere er berettiget til i begrænset omfang at anvende e-mails og internet til private forhold i overensstemmelse med Unisports Personalehåndbog.

7.2 Med henblik på at sikre Unisports operationelle behov, genetablering og dokumentation og for at forhindre spredning af vira, sikre den kommercielle udnyttelse af IT-systemerne samt sikre overholdelse af Unisports retningslinjer kan Unisport kontrollere medarbejderes brug af Unisports e-mail-faciliteter og internet.

7.3 Såfremt Unisport mener, at der er alvorlige tegn på, at du bruger Unisports it-faciliteter på en måde, som ikke er begrundet i Unisports drift eller hvis andre sikkerhedsmæssige eller driftsmæssige årsager begrunder det, kan Unisport, i det omfang det er relevant og sagligt i forhold til formålet, gennemgå din brug af IT-faciliteter og e-mails.

7.4 Unisport kan også tilgå dine e-mails, såfremt der foreligger et driftsmæssigt behov, for eksempel i tilfælde af dit fravær.

7.5 Alle e-mails, der ikke er mærket “Privat/fortrolig” eller gemt i en mappe benævnt ”Privat/fortrolig”, kan blive læst i forbindelse med en gennemgang. Du vil blive informeret om gennemgangen samt resultaterne heraf.

7.6 Unisport vil med jævne mellemrum lave en sikkerhedskopi af vores IT-faciliteter, hvilket også omfatter de deri indeholdte personoplysninger.

8 TV-OVERVÅGNING

8.1 Med henblik på at skabe tryghed og sikkerhed for besøgende og medarbejdere samt i kriminalitetsforbyggende øjemed har Unisport valgt at foretage TV-overvågning af lageret og Flagship Store.

8.2 Overvågningen foretages ved hjælp af kameraer, som er placeret på facaden og indendørs. Områder der overvåges, er markeret med synlige skilte/piktogrammer.

8.3 Optagelser fra overvågningskameraer gemmes generelt i op til 30 dage.

8.4 De personer, som har adgang til optagelserne, er kun bemyndiget til at gennemgå optagelserne i det omfang, det er nødvendigt i forhold til selve formålet med overvågningen. Dette kan være til opklaring af en konkret hændelse eller i forbindelse med en indsigtsbegæring fra en optaget person eller stikprøvekontrol, drift og servicering af teknologien. Optagelser bliver ikke offentliggjort, videregivet eller vist til personer uden bemyndigelse hertil, medmindre alle de personer der vises på optagelserne, har givet deres udtrykkelige samtykke, videregivelsen m.m. følger af lov eller optagelserne videregives til politiet til kriminalitetsopklarende formål.

8.5 I tilfælde af at optagelserne skal bruges i forbindelse med efterforskning af en mulig forbrydelse, vil optagelserne blive opbevaret indtil efterforskningen samt sagen er afsluttet, eller indtil optagelserne ikke længere er nødvendige eller er af betydning for efterforskningen eller sagen generelt. I disse situationer vil optagelserne også, i det omfang det er nødvendigt, blive videregivet til politiet.

8.6 Såfremt optagelser af dig bliver genstand for en konkret tvist vil du blive underrettet herom, ligesom du på anmodning er berettiget til en kopi af optagelserne. Du har ret til at anmode Unisport om at få indsigt i de personoplysninger, Unisport har om dig.

9 OVERFØRSEL OG VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER

9.1 Dine personoplysninger kan blive overført til leverandører, samarbejdspartnere, aftaleparter eller andre tredjeparter, der behandler oplysninger på vegne af Unisport. Ved brug af sådanne databehandlere sikrer Unisport, at der indgås et kontraktretligt aftaleforhold, hvorefter databehandleren alene må behandle personoplysninger i overensstemmelse med Unisports instruks og til brug for Unisports formål, som angivet i dette oplysningsbilag, og som kræver, at databehandleren etablerer tilstrækkelige organisatoriske og sikkerhedsmæssige foranstaltninger.

9.2 Unisport videregiver desuden dine personoplysninger til offentlige myndigheder, i det omfang det følger af en retlig forpligtelse.

10 SIKKERHED

10.1 Unisport sikrer, at der træffes fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den for Unisports gældende databeskyttelseslovgivning. Unisport har implementeret sikkerhedsmæssige procedurer og teknologi for at sikre alle personoplysninger lige fra de indsamles til de slettes.

11 SLETTEPOLITIK

11.1 Personoplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt formål med fortsat opbevaring.

11.2 Vi sletter normalt dine personoplysninger 5 år efter endt ansættelse, medmindre der er forhold, der betyder, at personalesagen ikke kan slettes, fx som følge af en igangværende arbejdsskadesag.

11.3 Personoplysninger om jobansøgere, der ikke bliver tilbudt ansættelse, slettes hurtigst muligt og som udgangspunkt senest 6 måneder efter afslag, medmindre jobansøgeren har givet samtykke til længere opbevaring.

11.4 I sager vedrørende eventuelle arbejdsskader vil der som hovedregel ikke være et sagligt formål med at opbevare personoplysningerne efter 5 år efter, at Arbejdsmarkedets Erhvervssikring måtte have afvist en arbejdsskade.

11.5 For så vidt angår personoplysninger til brug for Feriekonto vil formålet med opbevaringen af personoplysninger udløbe efter 3 år.

12 INDSIGT I OG BERIGTIGELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

12.1 Du har ret til at anmode Unisport om at få indsigt i dine personoplysninger. Såfremt dine personoplysninger er urigtige eller vildledende, har du ret til at anmode Unisport om at berigtige oplysningerne. Under visse omstændigheder har du også ret til at anmode Unisport om at slette eller begrænse dine personoplysninger eller gøre indsigelse mod behandlingen ligesom du kan have ret til dataportabilitet. Såfremt du ønsker at gøre brug af en af rettighederne, bedes du rette henvendelse via e-mail: HR@unisport.dkeller fysisk post til Unisport A/S, Bådehavnsgade 38, 2450 København SV med attention CFO.

12.2 Om nødvendigt har du også ret til at indgive en klage til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk eller +45 33 19 32 00.

12.3 I de tilfælde vores behandling udelukkende er baseret på dit udtrykkelige samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækning af samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Tilbagetrækning af samtykke kan afhængig af formålet med behandlingen få ansættelsesretlige konsekvenser, i hvilket tilfælde du vil blive forudgående informeret.

12.4 Unisport kan til enhver tid ændre dette oplysningsbilag, i hvilket tilfælde du vil blive informeret.